用分贝通做“项目式”的费用支出管理，连接型CRM「纷享销客」的超级效率

纷享销客总部位于北京,目前在北京、上海、广州、深圳、杭州等12个城市设立直营分公司,在全国50余个城市建立营销服务中心。截至目前,员工总数1000余人,产品研发团队300余人,是一家具备完善的研发、实施交付能力的优质SaaS企业。纷享销客以连接型CRM为特色,连接业务,连接人,连接系统,实现以客户为中心,企业内部和上下游业务的高效协作,助力企业营销、销售、服务全业务数字化增长。

业务高速发展,客户体量变大,项目复杂度随之变高……在追求效率的软件SaaS企业纷享销客内部,财务部也在快速试水“大项目的成本费用管理”。

“大客交付复杂程度变高,项目式管理有必要?”

“一次差旅并行到多个项目的时候怎么样做分摊?“

“不同类型费用怎么做项目成本的归集?”……

以上种种难题,纷享销客的解法是:从前到后的设计项目损益管理。

纷享销客进行项目式费用管理时,利用分贝通掌握的费用支出数据,辅助财务将项目成本进行了归集与分摊,实现高效率的项目损益管理。

01 项目费用支出先“埋点” 数据获取有抓手

随着纷享销客的业务高速增长,公司业务的覆盖面和开拓市场面更大,销售人员激增,项目复杂度变高。因此,项目核算想要落地,成本费用需按项目管理,并对多个项目成本类别做归集、分摊,其中就包括人工的费用成本。

以某大客户项目为例,纷享销客利用分贝通平台丰厚商家资源和系统内自动沉淀所有该项目支出数据的能力,作用于员工差旅费用类别的归集,并与项目关联,助力成本费用分摊。同时,利用系统打通,纷享销客将其在业务数据与财务数据的维度进行了整合,项目标签在各系统中打通,实现业务和财务融合的项目式管理。

02 项目管理“齐步走” 业务有“张”法

数据有了,管理自然跟得上。据纷享销客财务总监何老师分享,利用数据,公司在制定相关规则变得“有据可依”。例如机票、酒店、补助等不同分类场景,在使用一段时间后,管理员能够在后台直接获取对应消费数据,并通过分析整理后制定基于真实消费的规则标准。

过去,企业在制定差标等相关规则时,常常“浮在半空”,很容易出现僵硬管理,造成大量不必要的超标审批和沟通。现在,借助分贝通系统沉淀下来的实时有效数据,纷享销客能够“软性”配置和调整规则。

例如,为一、二、三城市的酒店制定不同酒店差标标准,飞机和火车比价选优等,让规则更灵活,更贴近业务实际场景,也达到更好的费用管控效果。

费用支出数据甚至可以指导业务。纷享销客在盘点费用数据发现,在商旅费用中,前往某城市的机票、酒店费用占比很高,通过对城市所在产业和市场环境分析,以及目前的已签约客户与商机储备,发现该城市的业务在迅速扩张,但没有建立交付团队,导致邻近城市的人员调用频繁,差旅成本高。因此,财务部与经营团队同步观察与发现,一起寻求解决方案。

03 “未知”变“已知” 员工体验与效率同步升级

在纷享销客,员工都爱用分贝通,原因是“免垫资、不报销”。

在选型分贝通时,纷享销客的出发点是“为业务带来便利”。

纷享销客出差量最大的两个团队分别是销售团队和交付团队,前者销售业务全国“跑酷”拿单;后者重实施交付,长期差旅的特征显著。

在传统的事后报销的模式下,员工体验很难保证。销售业务员经常出差在外,有甚者一个月中的20天都在全国不同城市,期间产生的所有费用都需要自行垫付,垫款压力大;同时,飞机票、火车票、打车票、餐票等零碎且数量颇多,并产自多个城市,很容易出现丢失、错开的情况,事后报销困难重重。

在支出管理上,也出现显著问题:业务员忙没空整理票据,垫款拖延多月再报销成常态,导致财务核对整理单据困难;此外,长期拖延不报销也让财务对月度报销部分的款项长期处于“未知”状态。

使用分贝通后,纷享销客的商旅支出管理发生了巨大变化。无论是前台销售人员还是中台的交付人员出差,只需在平台发起审批,通过后直接预订行程内所需即可,由公司统一支付所有花销,明显释放了员工在垫资方面和报销整理的压力。

由平台统一结算,企业统一支付的方式,财务很好归集当月费用。同时,系统将所有数据归集,让财务所查即所得,能够很好的对所有费用进行更精细化分析和管理。

例如,对于交付团队产生的长期住宿需求,财务可以发现酒店住宿费用在300元/人*10天的情况下,团队中的1人即需要花费高达3000元的酒店住宿费用,若是团队驻场这个费用将更高。利用分贝通发现该情况后,财务可借此建议业务人员通过“长包房”或“租房”的形式节约成本。

据纷享销客反馈,通过分贝通统一的费用支出管理后,财务在企业支出管理方面的效率大幅提升,通过分贝通费用支出管理系统与纷享销客CRM的系统连接,也增加了触达业务、了解业务、分析业务的机会,为其业财融合创造了先决条件。

整个疫情期间,数字化协同工具如雨后春笋般迅速发展,企业专注业务流、信息流、数据流和资金流一体化管理。而连接型CRM代表纷享销客立身于业务流,也正通过分贝通的企业支出管理能力的加持,正在打造业财一体化的企业组织效能。